O termo EDI é bastante conhecido no dia a dia das operações logísticas, principalmente pela equipe de operações.

A troca de informações se tornou um processo ágil e que precisa ser adotado pelas organizações que desejam obter sucesso.

E, para que isso ocorra de forma prática e rápida, recomenda-se a adoção de um padrão para a implementação do processo.

Neste post, apresentaremos o EDI e o Padrão Proceda, uma maneira inteligente de agilizar informações e melhorar a qualidade e o sucesso das operações logísticas.

Continue lendo e conheça detalhes a esse respeito!

O que é Electronic Data Interchange (EDI)? 

A tradução para Eletronic Data Interchange, ou EDI como é conhecido no meio logístico, é: Intercâmbio Eletrônico de Dados.

Trata-se de uma tecnologia envolvendo arquivos eletrônicos que tem por objetivo possibilitar a troca de informações entre embarcador e transportador.

Esses arquivos, como são chamados no mundo da Tecnologia da Informação, possibilitam que dois sistemas possam interagir e trocar dados, ou seja, o embarcador remete os dados do transporte a ser realizado de forma digital e a transportadora consegue receber e processar essas informações de maneira automática e sem a interferência humana.

O processo evita erros na comunicação e agiliza a operação, uma vez que os dados são tratados de forma automática, sem a necessidade de novas digitações e possíveis equívocos que normalmente ocorrem nos processos manuais.

Para que serve o EDI? 

O EDI possibilita a troca de informações eletrônicas entre o contratante de um serviço de transporte e a transportadora que realizará a movimentação dessas mercadorias.

A utilização dessa ferramenta evita que nesses processos dados sejam perdidos ou interpretados de maneira equivocada.

Como exemplo, a transportadora irá receber as informações digitais transmitidas pelo cliente embarcador e apenas cumprir com o seu papel de fazer a coleta, movimentação, viagem e entrega dos produtos.

Diante dessa possibilidade, evita-se:

• trocas de endereços,
• erros na quantidade dos produtos a serem entregues,
• equívocos na interpretação de dados,
• problemas na alimentação das informações.

No entanto, para que essa ferramenta possa cumprir com o seu importante papel, é necessário que o embarcador e o transportador trabalhem um mesmo layout, ou seja, um mapeamento padrão que informe exatamente como os dados estão armazenados no arquivo que será enviado.

Para isso, é preciso definir detalhes, informando os campos, o posicionamento deles na tabela e como tratar essas informações que estarão no formato digital, normalmente seguindo o layout mais utilizado no mercado, o Padrão Proceda.

Entenda o Padrão Proceda

O Padrão Proceda é um modelo de layout de arquivo previamente estabelecido e aceito no meio logístico.

Trata-se de um padrão reconhecido e utilizado em todo o país, portanto, um facilitador para as operações e bastante comum nas soluções envolvendo o sistema de gestão das empresas.

Essa prática possui 5 modelos a serem atendidos, porém, apenas 2 deles são obrigatórios, já que os outros 3 facilitam a operação, no entanto, podem ser excluídos.

Vamos conhecê-los:

O NOTFIS apresenta o layout e o modelo que traz dados sobre as notas fiscais das mercadorias a serem transportadas, portanto, seu uso é obrigatório na ferramenta de EDI.

Existem ainda 3 modelos opcionais, como o CONEMB, que trata da cópia eletrônica dos conhecimentos de transporte embarcado, o PREFAT, envolvendo os conhecimentos e/ou notas liberados para faturamento e pagamento, e o DOCCOB, uma fatura eletrônica de cobrança da transportadora para a empresa contratante dos serviços.

Isso significa que todos os processos podem ser realizados através de arquivos digitais, facilitando as operações e melhorando significativamente a qualidade dos serviços e relacionamentos, portanto, vale a pena adotá-lo em seu negócio.

(Imagens: divulgação)